Khi nào bạn nên gửi lời nhắc cuộc hẹn? Hướng dẫn về thời gian tối ưu

Khoa học về thời gian nhắc nhở

Các nghiên cứu về việc tham dự cuộc hẹn đã xác định nhất quán các khoảng thời gian cụ thể mang lại kết quả tốt nhất. Hiệu quả của lời nhắc phụ thuộc phần lớn vào thời gian nó được gửi trước.

Quá sớm (hơn 7 ngày trước): Khách hàng ghi nhận lời nhắc nhưng lại quên trước ngày hẹn. Tỷ lệ mở cao nhưng tác động đến việc tham dự là rất nhỏ.

Quá muộn (chưa đến 2 giờ trước): Khách hàng có thể đã cam kết làm việc khác và không thể sắp xếp lại lịch biểu của mình. Bạn cũng mất cơ hội lấp đầy chỗ đã bị hủy.

Địa điểm hấp dẫn: 24 giờ trước cuộc hẹn. Điều này giúp khách hàng có đủ thông tin để lên kế hoạch cho ngày của họ trong khi ở đủ gần để họ không quên nữa.

Trình tự nhắc nhở tối ưu theo thời gian

Cách tiếp cận hiệu quả nhất không phải là một tin nhắn đơn lẻ mà là thời gian cẩn thận trình tự:

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cả bốn tin nhắn. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, sự kết hợp giữa xác nhận đặt chỗ cộng với lời nhắc 24 giờ sẽ mang lại 90% lợi ích.

Thời gian thay đổi tùy theo ngành như thế nào

Các loại cuộc hẹn khác nhau sẽ được hưởng lợi từ các mục đích khác nhau thời gian:

Các cuộc hẹn y tế và nha khoa thường được đặt trước hàng tuần hoặc hàng tháng. Lời nhắc trước 7 ngày và lời nhắc khác vào 24 giờ là hiệu quả nhất vì bệnh nhân có thể đã thực sự quên mất cuộc hẹn đã thực hiện ba tháng trước.

Các cuộc hẹn làm tóc và làm đẹp thường được đặt trước 1-4 tuần. Thông thường, một lời nhắc duy nhất trong 24 giờ là đủ, mặc dù các cuộc hẹn có giá trị cao (dịch vụ nhuộm màu, điều trị) sẽ được hưởng lợi từ thời gian chuẩn bị trước 3 ngày bổ sung.

Các lớp đào tạo cá nhân và thể dục thường diễn ra các buổi học định kỳ hàng tuần. Lời nhắc buổi sáng cùng ngày có tác dụng tốt ở đây vì khách hàng biết lịch trình của họnhưng có thể cần sự thúc đẩy cuối cùng đó để giữ cam kết.

Các dịch vụ chuyên nghiệp (kế toán, luật sư, chuyên gia tư vấn) nên gửi lời nhắc 48 giờ để khách hàng có thời gian chuẩn bị mọi tài liệu hoặc thông tin họ cần mang theo.

Tính toán Khoảng thời gian phù hợp

Một quy tắc đơn giản: cuộc hẹn được đặt càng sớm thì lời nhắc đầu tiên của bạn càng sớm.

• Được đặt cùng tuần: 24 giờ nhắc nhở là đủ

• Đã đặt trước 1-2 tuần: 3 ngày + 24 giờ lời nhắc

• Đã đặt trước hơn 1 tháng: 7 ngày + 24 giờ lời nhắc

• Đã đặt trước hơn 3 tháng: 14 ngày + 3 ngày + 24 giờ lời nhắc

Số liệu quan trọng cần theo dõi là tỷ lệ vắng mặt của bạn sau mỗi thay đổi. Nếu việc thêm lời nhắc 3 ngày làm giảm tỷ lệ vắng mặt của bạn từ 15% xuống 8% thì tin nhắn bổ sung sẽ tự chi trả.

Tự động hóa thời gian lời nhắc của bạn

Việc theo dõi thủ công thời điểm gửi từng lời nhắc sẽ nhanh chóng trở nên khó quản lý khi danh sách khách hàng của bạn tăng lên. Các công cụ như Remindlo cho phép bạn xác định trình tự lời nhắc của mình một lần - ví dụ: "gửi vào 3 ngày và 24 giờ trước cuộc hẹn" - và hệ thống tự động xử lý thời gian cho mọi khách hàng.

Tin nhắn được cá nhân hóa với tên và chi tiết cuộc hẹn của khách hàng, đồng thời, bạn có thể tùy chỉnh văn bản cho từng bước trong trình tự. Mô hình trả tiền theo mức sử dụng có nghĩa là bạn chỉ trả tiền cho những tin nhắn thực sự được gửi.

Vẫn sử dụng nhật ký giấy? Bạn có thể chụp ảnh sổ hẹn của mình và để AI trích xuất tất cả địa chỉ liên hệ của bạn trong vài giây - không cần nhập mọi thứ theo cách thủ công trước khi bạn có thể bắt đầu gửi lời nhắc.

Đối với các doanh nghiệp có phần mềm riêng hoặc quy trình làm việc nâng cao hơn, cũng có trợ lý API và AI tích hợp cho phép bạn kích hoạt lời nhắc theo chương trình.

Bài học rút ra từ khóa

Khoảng thời gian 24 giờ nói chung là thời gian hiệu quả nhất để gửi lời nhắc nhưng chiến lược lý tưởng phụ thuộc vào khoảng thời gian mà khách hàng của bạn thường đặt trước. Bắt đầu bằng xác nhận đặt chỗ và lời nhắc 24 giờ, sau đó thêm các điểm tiếp xúc trước đó nếu tỷ lệ vắng mặt của bạn cho phép điều đó.

Bạn muốn thiết lập chuỗi lời nhắc tự động? Reminlo cho phép bạn định cấu hình lời nhắc SMS nhiều bước cho khách hàng của mình - không cần thiết lập kỹ thuật.