Коли потрібно надсилати нагадування про зустріч? Посібник з оптимального часу
Надсилання нагадувань про зустріч у потрібний час – це різниця між клієнтом, який з’являється, і тим, хто забуває - або скасовує надто пізно, щоб ви могли зайняти місце. Але коли саме ви повинні надіслати це нагадування?
Наука про час нагадування
Дослідження щодо відвідування зустрічей постійно визначали конкретні часові вікна, які дають найкращі результати. Ефективність нагадування значною мірою залежить від того, наскільки завчасно воно надіслано.
Занадто рано (7+ днів до цього): клієнт підтверджує нагадування, але забуває знову до дати зустрічі. Відсоток відкритих занять високий, але вплив на відвідуваність мінімальний.
Занадто пізно (менш ніж за 2 години): клієнт, можливо, вже займається чимось іншим і не може змінити свій графік. Ви також втрачаєте шанс зайняти скасований слот.
Кращий момент: за 24 години до запису. Це дає клієнтам достатньо попереджень, щоб спланувати свій день, і водночас вони достатньо близькі, щоб вони більше не забули.
Оптимальна послідовність нагадувань за часом
Найефективніший підхід - це не одне повідомлення, а ретельно розрахований час послідовність:
Коли відправити | Мета | Приклад повідомлення |
|---|---|---|
Одразу після бронювання | Підтвердження | "Вітаю, Сара! Ваша зустріч підтверджена на вівторок, 15-го о 14:00" |
за 3 дні до | рано нагадування | "Просто нагадування: ваша зустріч запланована на вівторок о 14:00" |
за 24 години до | основного нагадування | "До зустрічі завтра о 14:00! Надішліть відповідь C, щоб скасувати, або R, щоб перенести" |
за 2 години до (необов’язково) | Остаточний підштовхнути | "Ваша зустріч через 2 години о 14:00. До скорої зустрічі!" |
Ні кожному бізнесу потрібні всі чотири повідомлення. Для більшості малих підприємств поєднання підтвердження бронювання та 24-годинного нагадування покриває 90% вигоди.
Час залежить від галузі
Різні типи зустрічей мають різні переваги час:
прийом до лікаря та стоматолога зазвичай записують на тиждень або місяць наперед. Нагадування за 7 днів і ще одне за 24 години працює найкраще, оскільки пацієнти можуть справді забути про зустріч, записану три місяці тому.
На прийом до перукаря та косметолога зазвичай записуються на 1–4 тижні вперед. Зазвичай достатньо одного 24-годинного нагадування, хоча для важливих зустрічей (послуги фарбування, лікування) можна отримати додаткову 3-денну підказку.
Індивідуальні тренування та заняття фітнесом часто повторюються щотижня. Тут добре працює ранкове нагадування того ж дня, оскільки клієнти знають свій розкладале може знадобитися останній підштовх, щоб виконати зобов’язання.
Професійні служби (бухгалтери, адвокати, консультанти) повинні надіслати нагадування за 48 годин, даючи клієнтам час підготувати будь-які документи чи інформацію, які їм потрібні для принесіть.
Розрахунок правильного інтервалу
Просте правило: чим раніше заплановано зустріч, тим раніше має бути ваше перше нагадування бути.
Заброньовано того ж тижня: 24-годинне нагадування достатньо
Заброньовано на 1-2 тижні вперед: 3 дні + 24 години нагадування
Заброньовано на 1+ місяць вперед: 7 днів + 24 години нагадування
Заброньовано на 3+ місяці вперед: 14 днів + 3 дні + 24 години нагадування
Основним показником, який слід відстежувати, є відсоток неявок після кожної зміни. Якщо додавання 3-денного нагадування зменшить вашу неявку з 15% до 8%, додаткове повідомлення окупить себе.
Автоматизація часу нагадування
Відстеження вручну, коли надсилати кожне нагадування, швидко стає некерованим, оскільки список клієнтів зростає. Такі інструменти, як Remindlo, дозволяють один раз визначити послідовність нагадувань, наприклад, «надіслати за 3 дні та 24 години до зустрічі», і система автоматично обробляє час для кожного клієнта.
Повідомлення персоналізуються за допомогою імені клієнта та деталей зустрічі, і ви можете налаштувати текст для кожного кроку в послідовності. Розрахункова модель означає, що ви платите лише за фактично надіслані повідомлення.
Все ще користуєтеся паперовим щоденником? Ви можете сфотографувати свій журнал зустрічей і дозволити штучному інтелекту витягти всі ваші контакти за лічені секунди - не потрібно вводити все вручну, перш ніж почати надсилати нагадування.
Для компаній із власним програмним забезпеченням або розширенішими робочими процесами також є API та Інтеграція помічника штучного інтелекту, яка дає змогу запускати нагадування програмним шляхом.
Ключовий висновок
24-годинне вікно є універсальним найефективнішим часом для надсилання нагадувань, але ідеальна стратегія залежить від того, як далеко ваші клієнти зазвичай бронюють бронювання. Почніть із підтвердження бронювання та 24-годинного нагадування, а потім додайте попередні точки взаємодії, якщо цього виправдовує ваш відсоток неявок.
Хочете налаштувати автоматичні послідовності нагадувань? Remindlo дозволяє налаштовувати багатоетапні SMS-нагадування для ваших клієнтів – технічні налаштування не потрібні.