Randevu Hatırlatıcılarını Ne Zaman Göndermelisiniz? En Uygun Zamanlama Kılavuzu
Randevu hatırlatıcılarını doğru zamanda göndermek, gelen müşteri ile unutan veya sizin boşluğu dolduramayacak kadar geç iptal eden müşteri arasındaki farktır. Peki bu hatırlatıcıyı tam olarak ne zaman göndermelisiniz?
Hatırlatma Zamanlamasının Bilimi
Randevu katılımına ilişkin çalışmalar, sürekli olarak en iyi sonuçları üreten belirli zaman aralıklarını belirlemiştir. Bir hatırlatıcının etkililiği büyük ölçüde ne kadar önceden gönderildiğine bağlıdır.
Çok erken (7+ gün önce): Müşteri hatırlatıcıyı kabul eder ancak randevu tarihine kadar tekrar unutur. Açık oranlar yüksek ancak katılım üzerindeki etkisi minimum düzeyde.
Çok geç (2 saatten az süre önce): Müşteri zaten başka bir şeye kendini adamış olabilir ve programını yeniden düzenleyemiyor olabilir. Ayrıca iptal edilen boşluğu doldurma şansını da kaybedersiniz.
Tatlı nokta: randevudan 24 saat önce. Bu, müşterilere, bir daha unutmayacakları kadar yakındayken, günlerini planlamaları için yeterli bildirimi sağlar.
]Zamana Göre Optimum Hatırlatma Sırası
En etkili yaklaşım, tek bir mesaj değil, dikkatlice zamanlanmış bir mesajdır. sıra:
Ne zaman yapılmalı? gönder | Amaç | Örnek mesaj |
|---|---|---|
Hemen sonra rezervasyon | Onay | "Merhaba Sarah, randevun 15 Salı günü saat 15:00'te onaylandı öğleden sonra 14:00" |
3 gün önce | Erken hatırlatıcı | "Bir hatırlatma; randevunuz Salı günü şu saatte geliyor: öğleden sonra 14:00" |
24 saat önce | Ana hatırlatıcı | "Yarın saat 14:00'te görüşürüz! İptal etmek için C'ye veya iptal etmek için R'ye yanıt verin yeniden planla" |
2 saat önce (isteğe bağlı) | ] Final dürtmek | "Randevunuz 2 saat sonra saat 14:00'te. Görüşürüz yakında!" |
Her işletmenin dört mesajın tümüne ihtiyacı yoktur. Çoğu küçük işletme için, rezervasyon onayı ve 24 saatlik hatırlatma kombinasyonu, avantajın %90'ını kapsar.
Zamanlama Sektöre Göre Nasıl Değişir?
Farklı randevu türleri, farklı randevu türlerinden yararlanır. zamanlama:
Tıbbi ve dişçilik randevuları genellikle haftalar veya aylar önceden rezerve edilir. Hastalar üç ay önce aldıkları bir randevuyu gerçekten unutmuş olabileceğinden, 7 gün öncesinden bir hatırlatma artı 24 saatte bir hatırlatma daha iyi sonuç verir.
Saç ve güzellik randevuları genellikle 1-4 hafta önceden yapılır. 24 saatlik tek bir hatırlatma genellikle yeterlidir, ancak yüksek değerli randevular (renk hizmetleri, bakımlar) 3 günlük ek bir bilgilendirmeden yararlanır.
Kişisel antrenman ve fitness dersleri genellikle haftalık olarak tekrarlanan oturumlardır. Müşteriler programlarını bildiği için aynı günün sabahı hatırlatıcısı burada işe yararancak taahhüdünü yerine getirmek için son dürtüye ihtiyaç duyabilir.
Profesyonel hizmetler (muhasebeciler, avukatlar, danışmanlar) 48 saatlik bir hatırlatma göndererek müşterilere ihtiyaç duydukları belge veya bilgileri hazırlamaları için zaman tanımalıdır. getir.
Doğru Aralığı Hesaplama
Basit bir kural: Randevu ne kadar önceden alınmışsa, ilk hatırlatmanız o kadar erken yapılmalıdır. olmak.
Aynı hafta için rezervasyon yapıldı: 24 saatlik hatırlatıcı: yeterli
1-2 hafta önceden rezervasyon yaptırıldı: 3 gün + 24 saat hatırlatıcılar
1+ ay önceden rezervasyon yapıldı: 7 gün + 24 saat hatırlatıcılar
3+ ay önceden rezervasyon yapıldı: 14 gün + 3 gün + 24 saat hatırlatıcılar
İzlenecek temel ölçüm, her değişiklikten sonraki rezervasyona gelmeme oranınızdır. 3 günlük bir hatırlatıcı eklemek, kullanılmayan rezervasyonlarınızın sayısını %15'ten %8'e düşürürse, fazladan mesaj kendi maliyetini karşılamış olur.
Hatırlatıcı Zamanlamasını Otomatikleştirme
Müşteri listeniz büyüdükçe, her hatırlatıcının ne zaman gönderileceğini manuel olarak takip etmek hızla yönetilemez hale gelir. Hatırlatma gibi araçlar, hatırlatma sıranızı bir kez tanımlamanıza olanak tanır - örneğin, "randevudan 3 gün ve 24 saat önce gönder" - ve sistem, zamanlamayı her müşteri için otomatik olarak yönetir.
]Mesajlar müşterinin adı ve randevu ayrıntılarıyla kişiselleştirilir ve her adım için metni özelleştirebilirsiniz. sırayla. Kullandıkça öde modeli, yalnızca gerçekten gönderilen iletiler için ödeme yapacağınız anlamına gelir.
Hâlâ kağıt günlük mü kullanıyorsunuz? Saniyeler içinde randevu defterinizin fotoğrafını çekebilir ve yapay zekanın tüm kişilerinizi çıkarmasına izin verebilirsiniz; hatırlatıcı göndermeye başlamadan önce her şeyi manuel olarak yazmanıza gerek yoktur.
]Kendi yazılımları veya daha gelişmiş iş akışları olan işletmeler için ayrıca bir API ve yapay zeka asistanı da mevcuttur. hatırlatıcıları programlı olarak tetiklemenize olanak tanıyan entegrasyon.
Önemli Çözüm
24 saatlik zaman aralığı evrensel olarak bir hatırlatıcı göndermek için en etkili zamandır, ancak ideal strateji müşterilerinizin genellikle ne kadar ileri rezervasyon yaptığına bağlıdır. Rezervasyon onayı ve 24 saatlik hatırlatıcıyla başlayın, ardından rezervasyona gelmeme oranınız bunu gerektiriyorsa daha erken temas noktaları ekleyin.
Otomatik hatırlatma dizileri ayarlamak ister misiniz? Hatırlatma, müşterileriniz için çok adımlı SMS hatırlatıcıları yapılandırmanıza olanak tanır - teknik kurulum gerektirmez.